Тайм-менеджмент для разгильдяев

Как на работе все успевать: пошаговая инструкция. Тайм-менеджмент: управление временем

Тайм-менеджмент для разгильдяев

В течение рабочего дня нередко дел оказывается столько, что невозможно справиться. А другие сотрудники уже собираются домой, и остается лишь грустно посмотреть им вслед, опять окунувшись в работу. Как все успевать? Тайм-менеджмент для женщин и мужчин поможет в этом.

Утро начинается с создания рабочего графика

На самом деле мало кто знает, как организовать работу, чтобы все успевать.

Чтобы весь процесс прошел наиболее продуктивно и закончился тогда, когда и у других сослуживцев, нужно начинать день немного раньше, чем обычно.

Встав на полчаса ранее, можно не спеша собраться на работу, задав быстрый, но размеренный ритм. “Поспешай не торопясь” – в этом совете, доставшемся нам от предков, очень много полезного.

Опоздав на работу, можно выбиться из рабочей атмосферы на весь день, и к тому же не каждому работодателю это понравится, ведь ему требуется специалист не только профессиональный, но и пунктуальный. А поздний приход может повлиять на собственную работоспособность, особенно если труд коллективный. Способность управления временем здесь придется как нельзя кстати.

Если прийти на работу немного раньше, можно спокойно проверить почту, составить график необходимых дел, ознакомиться с нужной информацией, а заодно выпить чашку ароматного кофе, попутно придумав для компании какое-то выгодное предложение.

Удобный рабочий график

Многие люди взяли за правило планировать рабочее время с помощью графика. При его составлении нужно учесть, что как минимум полчаса уйдет на различные разговоры с сослуживцами, которые к работе, как правило, не относятся.

А также могут возникнуть непредвиденные ситуации, когда необходимо посоветоваться с руководством или коллегами. Обычно такие переговоры могут продлиться до часа.

Если не ладится работа, можно обратиться за помощью к сотрудникам, а в следующий раз прийти им на помощь.

В перечне работ обязательно должен быть учтен рутинный труд, в который включены ознакомление или сортировка документов, редактирование имеющейся базы данных. Эти процессы обычно вызывают полное отторжение. Уже через 20 минут хочется все бросить и отправиться за очередной чашечкой вкусного кофе.

Однако в идеале это желание нужно перебороть. Лучше пройтись по кабинету, послушать любимую мелодию и сразу вернуться на место, вновь окунувшись в работу и закончив ее.

Психологи выяснили, что в это время включается послепроизвольное внимание, и этот процесс является самым эффективным для рабочей продуктивности.

Найти место в рабочем графике необходимо и для тех производственных вопросов, что подразумевают выполнение задач, в которых задействованы и другие сотрудники. Например, это совместный труд, совещания, деловые встречи, необходимые обсуждения. Планируйте свой рабочий день. Это поможет максимально распределить время и провести его эффективно.

Как его планировать?

Дома и на работе как все успевать? Тайм-менеджмент для женщин и мужчин рекомендует следующее. Нужно привыкнуть выполнять все похожие дела изо дня в день в одно и то же время.

Например, знакомиться с новостями или просматривать поступившую почту с 9 до 10.30, встречи с партнерами или клиентами происходят с 11.00 до 13.00. А в 16.

00 часов пусть состоится взаимодействие с коллегами по поводу рабочей деятельности, и неплохо позволить себе при этом обсуждать проблемы с чашечкой кофе.

Тем, кто не знает, как все успеть на работе и дома, необходимо уметь расставлять правильно приоритеты, определив, что нужно выполнить в первую очередь, а что можно отложить на некоторый срок.

Можно обратиться к начальнику, чтобы он подсказал, что требуется сделать в первую очередь. И не следует молчать, если впереди предстоит сложная работа, а шеф решил нагрузить дополнительной.

В этом случае стоит предложить ему ради только что поставленной задачи отказаться от всех других. Тогда решение вопроса будет осуществляться намного быстрее.

Борьба за чистоту

Рабочий стол – собственная территория, и именно от распределения на ней функционально расположенных вещей зависит быстрота выполняемых заданий. Чтобы здесь было все упорядочено, лучше оставлять все на своих местах перед уходом домой. Опрятность в собственной рабочей зоне играет решающую роль, потому что:

  • Облегчает день, проведенный в офисе. Не приходится лихорадочно все перебирать, в десятый раз сортировать и перекладывать.
  • Повышается эффективность труда.
  • Порядок на столе каждого сотрудника способствует поднятию имиджа всей компании и уровню профессионализма каждого сотрудника.

Что делать дальше?

После обеда или легкого перекуса следует остатки пищи тоже убрать, чтобы они не мешали, не отвлекали запахами – все эти мелочи будут отвлекать от работы.

А если работа коллективная, то желательно, чтобы и коллеги знали, что в каком месте стола можно будет взять, не нарушая при этом заведенный порядок. И если документов много, можно составить их перечень и прикрепить на видное место. Тогда время на поиски у всех будет значительно сокращено.

Любую справку или записи личного характера лучше спрятать в стол, определив и для них конкретные места. Зная, где что находится, не придется растрачивать время на постоянные искания. Удобно приготовить папки разных цветов или наклеить на них цветные полоски, чтобы всегда можно было выделить нужную.

Любой рабочий стол со временем наполняется все новыми бумагами, поэтому периодически нужно делать ревизию, освобождаясь от ненужных вещей и бумаг. Если делать это постоянно, уборка не будет отнимать много времени.

Время зависит от коллег

У многих рабочее пространство – это одна большая зона, именуемая открытой планировкой.

Считается, что так образуется функциональная гибкость и экономичность, но для коллектива это не всегда удобно, так как постоянно кто-то вторгается в личное пространство, мешает сосредоточиться.

Нужно научиться управлению временем и работать в такой обстановке, а не тратить драгоценные минуты на разговоры. Для личных вопросов наступит возможность после окончания работы.

Помощь и все о ней

Еще один способ, как все успевать на работе, – это не позволять использовать себя.

Помочь – это святое, но если подобное превращается в постоянное действие, то пора задуматься, а не ошибка ли это – регулярно выполнять работу за другого, а собственную делать, когда все ушли домой? В итоге сложится мнение, что работник не успевает справляться с заданием. И очередное повышение может достаться именно тому, кому приходилось помогать, растрачивая собственное время.

Если что-то на работе не получается, поддаваться паническим настроениям не стоит. Объективный взгляд и концентрация помогут успокоиться и понять, что не все так драматично. Лучше потратить дополнительно полчаса, чтобы обдумать сложившуюся ситуацию. Может, придется за помощью обратиться к коллегам или руководителю, чтобы не тратить время на нерешенную проблему.

Иногда можно и признаться, что в каких-либо вопросах в одиночку решение не приходит, так как возможности человека, к сожалению, не безграничны, как и рабочее время. Но постоянно отказываться от работы или приглашать на помощь других не стоит, чтобы руководство не решило, что этот сотрудник ничего не умеет.

Но может случиться, что новое задание забирает много времени, а старых накопилось тоже достаточно. Тогда есть несколько вариантов: взять дополнительное время или попросить перенести задание на потом. Можно и отказаться от поручения, если оно чем-то не понравилось, но так делать можно некоторое количество раз, иначе руководству надоест сотрудник, проявляющий подобную самостоятельность.

Если усталость не позволяет трудиться

Большое количество работы иногда не позволяет вовремя отдохнуть. Пытаясь побыстрее закончить рабочий процесс, человек не замечает, что устал и давно пришло время отдыха. А потом наступает расплата – головная боль, недомогание, плохое настроение, пассивность.

Но утомление – это лишь недолгое снижение работоспособности, когда внутренние ресурсы истощились, но во время передышки вновь восстановятся.

Потому тем, кто не знает, как на работе все успевать, следует помнить, что после интенсивного труда должен обязательно последовать отдых. Лучше всего, если погода благоприятная, выйти на свежий воздух, хотя бы на маленький промежуток времени. Если нет такой возможности, то желательно выпить витаминный чай или съесть фрукты.

Не истощать себя

Питание во время работы поддерживает организм. Хорошо, если в компании или на производстве фиксированный перерыв. Для нормальной трудоспособности нужно хорошо подкрепиться.

И некоторые спешат сразу на перекур, когда уже пора приступать к работе.

А если посчитать, что в среднем выкуривается одна сигарета в час, и это время занимает примерно до 10 минут, без учета, что во время этого завязалась интересная беседа с коллегой, то получается значительная цифра.

На чашечки кофе или чая в день тратится дополнительно до 1,5 часа, на телефонные разговоры с детьми или родителями тоже уходит много времени, вот и получается, что рабочие будни подходят к концу слишком рано, а все дела еще не сделаны.

Источник: http://fb.ru/article/422244/kak-na-rabote-vse-uspevat-poshagovaya-instruktsiya-taym-menedjment-upravlenie-vremenem

Как распределять время: основы тайм-менеджмента для новичков

Тайм-менеджмент для разгильдяев

Как часто Вам приходилось думать, что день прошел, а ничего действительно важного не сделано?

Ощущение, что 24 часов в сутки не хватает для выполнения всех дел, преследует многих из нас.

Работа, домашние обязанности, встречи с друзьями, творческие планы – как распределить время таким образом, чтобы успеть действительно все? estet-portal.com расскажет Вам об основах тайм-менеджмента.

Это искусство поможет не просто эффективно расходовать каждую минуту, справляться с задачами на работе и не откладывать на потом важные дела. Оно поможет определить, где именно Вы теряете драгоценное время, тратя его на мелочи, о которых строит забыть.

1.    Почему Вам не удается сделать все вовремя
2. Как распределить время: учимся эффективно управлять им

Почему Вам не удается сделать все вовремя

Необязательно быть гуру тайм-менеджемента, чтобы успевать все и в срок. Как минимум, достаточно знать, где Вы это время теряете.

Очень часто причины опозданий и невозможности успеть справиться с задачей к сроку кроются в мелочах. И на них мы привыкли не обращать внимания. А ведь такие мелочи «съедают» солидную часть нашего времени.

Поэтому перед тем, как перейти к повышению эффективности, давайте разберемся в причинах, приводящих к дефициту времени:

1.    Спешка. Известная пословица «поспешишь – людей насмешишь» не зря была придумана нашими предками. Во время спешки человек теряет возможность качественно концентрироваться на происходящем.

Как результат – ошибки, забывчивость, пренебрежение к деталям. Итог – придется начинать заново и переделывать.

Поэтому старайтесь не откладывать дела к крайнему сроку, чтобы потом зря не тратить время.

2.    Суетливость – это не что иное, как неумение организовывать свои действия и планировать день. Человек хватается то за одно дело, то за другое, часто не доводит начатое до конца. Это порождает хаос, страдает качество работы.

3.    Отсутствие плана действий. Приучите себя планировать день или вечер, расписывая дела по мере их важности. Это особенно важно, если Вы страдаете забывчивостью по каким-то причинам. Просто ведите список дел, первыми выполняйте важные, а как только задача сделана – вычеркивайте ее.

4.    Несерьезный подход – выполняя задачу без должного энтузиазма, человек часто допускает ошибки, пренебрегает правилами. Результат – время потрачено, а работу придется переделывать снова с учетом всех требований.

5.    Отвлекающие факторы – соцсети, разговоры по телефону, телевизор, статьи в интернете. Все это мешает концентрироваться на работе, отвлекает, сбивает с ритма. Приучите себя на время забывать о соцсетях и общении, пока не выполните поставленную задачу.

Уделите внимание всем этим пунктам, проанализируйте то, в каких условиях проходит Ваш рабочий день, как часто Вы отвлекаетесь на ленту соцсетей, листаете картинки в Интернете, составляете ли план на предстоящий день.

Вы удивитесь, когда узнаете – сколько времени бесцельно тратится на всякие мелочи.

Ответ на вопрос «Как распределить время?» следует начинать с устранения типичных ошибок – спешки, суетливости, отсутствия планирования. Также «крадут» время соцсети и телефонные разговоры – поэтому, забудьте о них на время выполнения своих дел.

Когда ошибки, описанные выше, проанализированы и исправлены, пришло время учиться повышать собственную эффективность.

Дальше Вы узнаете о приемах и методах, помогающих сделать за день больше, чем обычно, успеть сделать все в срок и не откладывать дела в долгий ящик.

Итак, как распределить время правильно:

1.    Планируйте и делайте записи – составляйте список задач на предстоящий день не только «в голове», но и записывайте его. Делать это можно с помощью обычного бумажного блокнота или воспользовавшись приложениями для смартфона и планшета.

2.    Структурируйте время – чтобы свести к минимуму вред от форс-мажорных обстоятельств, планируйте все с запасом. Это позволит сделать все в срок, даже если непредвиденно нагрянут гости или произойдет сбой с электричеством.

3.    Правильный настрой – если дело касается рабочих обязанностей, мотивируйте себя будущей зарплатой или гонораром. Также позволяйте себе маленькие слабости – например, за хорошо проделанную работу побалуйте себя пирожным или чашечкой кофе.

4.    Качественная техника – как на рабочем месте, так и дома современная техника играет немаловажную роль. Она позволяет справляться с задачами быстрее, экономит время.

5.    Четкие временные рамки – установите четкие сроки выполнения каждой задачи. Например, сложное задание должно быть готово через 1,5-2 часа, а более легкое – минут через 40.

Конечно, это общие правила, указывающие, как распределить время. Вы можете «подгонять» их под себя, исходя из особенностей Вашей работы и жизни.

Планирование, ведение записей, установка временных рамок, положительный настрой и качественная техника для выполнения разных задач – все это поможет вовремя справляться с работой, бытовыми необходимостями и личными планами.

Чтобы знать как распределить время правильно, как справляться со всем в условиях многозадачности не обязательно долгое время учиться этому или знать какие-то волшебные секреты!

Достаточно понять, сколько времени в сутки Вы тратите на маловажные вещи – соцсети, чтение желтой прессы, просмотр сериалов, телефонные разговоры и т.п. После этого уменьшите их ежедневное присутствие, уделив внимание планированию.

Для каждой задачи поставьте четкое время, к которому она должна быть готова. Не забывайте распределять время так, чтобы не откладывать дела на последний момент. Это поможет избежать спешки и предупредить форс-мажорные ситуации.

Как ведение списков дел облегчит Вашу жизнь

Вам может быть интересно: Как стать привлекательной, а не просто красивой? Смотрите видео.

Источник: https://estet-portal.com/statyi/kak-raspredelit-vremya-delnye-sovety

Тайм-менеджмент для разгильдяев | Критический взгляд | Процветание. Новый взгляд

Тайм-менеджмент для разгильдяев

Мои друзья в радостно поделились постом из ЖЖ двухлетней давности. Название у этого поста вполне привлекательное — «Тайм-менеджмент для разгильдяев». Видимо потому, что разгильдяев у нас в стране огромное количество, этот опус быстро стал популярным. Я его с интересом прочитал, развеселился и в течение 15 минут создал маленький ролик.

Он демонстрирует суть этой статьи и судьбу тех людей, которые часто опаздывают, срывают дедлайны и подводят коллег (в статье они названы иррационалами), которые попробуют следовать ее рекомендациям. Посмотрите его и затем читайте дальше:

Замечу, что считаю себя вправе оценивать чужие статьи, хотя бы на основании того, что темой тайм-менеджмента серьезно занимаюсь уже 20 лет. Изучил, опробовал и модифицировал практически все существующие системы управления временем и задачами, а также прочел практически все, что касается темы «как разобраться с делами».

Итак, главный элемент любой системы тайм-менеджмента – это Вы. Точнее, Вы и Ваши взаимоотношения со временем. Здесь авторы тайм-менеджмента для разгильдяев предлагают разделить все человечество на иррационалов и рационалов.

При этом, критерий разделения приводится, но на самом деле он не очень «чистый».

Согласитесь, что причинами опозданий, срывов дедлайнов, неумения оценить необходимое время для выполнения задач, невозможности долго выполнять однообразную и рутинную работу могут быть совершенно разные явления, а не только иррациональность.

Причины иррационального отношения ко времени и делам. Неполный и неокончательный список

  • Во-первых, вам просто может не нравится то, что вы делаете. Одно это вызывает потерю мотивации, снижение интереса и т.п. Вне зависимости от того, рационал вы или иррационал.

  • Во-вторых, особенности вашей познавательной системы таковы, что вы бессознательно предпочитаете деятельность связанную с освоением нового, рисками и экспериментами. Согласитесь, что это не имеет особого отношения к рациональности и ирациональности.

  • Третий момент связан с развитием вашей эмоциональной сферы. Она у всех разная. Это, в первую очередь, связано с врожденными свойствами вашей нервной системы (силой, уравновешенностью и подвижностью).

    Они во многом определяют стиль вашей деятельности, но напрямую не коррелирует с вашей рациональностью и иррациональностью.

  • Четвертый момент имеет отношение к вашим комплексам и неврозам. От этих чудесных явлений не свободен ни один человек на этой планете.

    Мало кто признает их наличие у себя, но они необычайно сильно влияют на то, как вы ведете свои дела.

Кстати, давайте задумаемся и обратимся к таким словам, как «планирование» и «менеджмент». Имеют ли эти слова какое-либо отношение к иррациональности? Примерно такое же, как зонтик имеет отношение к рыбке, а пятая нога к собаке.

Рациональные советы для иррационалов. Умно, но невыполнимо

В статье наблюдается занятный парадокс. С одной стороны, декларируется, что статья написана иррационалом для иррационалов. При этом, иррационализм сравнивается с рационализмом с позиции превосходства и даже снобизма. Рационалы, мол, скучные, одноклеточные, одномерные роботы.

Однако, все советы, которые даются иррационалом в этой чудесной статье, абсолютно рациональны и никак не аппелируют к могуществу их иррациональных мозгов.

В статье дается неплохая, на первый взгляд, рекомендация для иррационалов: следуйте своему настроению. На самом деле, это совет, ведущий в тупик.

Настроение, то есть ваш эмоциональный фон и ваше эмоциональное состояние являются индикаторами того, как ваше бессознательное оценивает текущую ситуацию и вас самих.

Если вы просто следуете настроению, то вы — чудесный и инфантильный ребенок, который сейчас хочет порисовать, через две минуты он хочет конфетку, потом мультик и т.д. без остановки.

Если вы хотите использовать свое настроение, вам придется научиться понимать, какие процессы стоят за ним и о чем они вам хотят сказать. Как вы это будете понимать – ваше иррациональное дело.

Если вы хотите, чтобы ваши дела были в порядке, в первую очередь, исследуйте себя

Так что, дорогие прокрастинаторы, опаздуны, динамщики и прочие творческие личности! Если вы хотите, чтобы ваши дела были в порядке, в первую очередь, исследуйте себя. Поймите, чем вам интересно заниматься. Где над вами не нужно стоять с палкой,  Outlook`ом  и списком задач.

Где, то, что вы делаете настолько вас захватывает, что вам не нужно применять насилие, чтобы помнить, делать и успевать. Если вы нашли такое дело, вы можете понять, какой род деятельности может вам подойти в дальнейшем. Если не нашли, то это ваша проблема. Никто их решать, кроме вас, не будет.

Либо всю жизнь будете «хреновым роботом», собирающим пинки и упреки окружающих. Либо, в конце концов найдете себя.

В любой из отраслей бизнеса есть место как рационалам, так и иррационалам

После того, как вы разобрались с собой, посмотрите на свою работу и отрасль, с которой связана ваша жизнь.

Бредовым является утверждение, что рационалу не место в рекламном бизнесе или маркетинге, а иррационалу, например, не найти себя в производстве, логистике и транспорте.

В любой из этих отраслей есть место как рационалам, так и иррационалам просто потому, что и рутина, и творчество есть в любой отрасли бизнеса.

Ищите не только себя, но и то место и такой коллектив, который позволит вам не только добиться максимальных результатов, но и остаться самим собой.

Источник: https://mkazantsev.ru/tajm-menedzhment-dlya-razgildyaev-pochemu-on-ne-budet-rabotat/

Психодоктор
Добавить комментарий